Όλοι οι χώροι εργασίας θέλουν χαρούμενους και παραγωγικούς υπαλλήλους, αλλά τους βοηθάτε επίσης να είναι στα καλύτερά τους; Πράγματι, μια μικρή αλλαγή των πρακτικών διαχείρισης μπορεί να βοηθήσει στην προσέλκυση εργαζομένων, ενθαρρύνοντάς τους να εργάζονται με πλήρη δυναμικότητα. Παρακάτω είναι μερικές πρακτικές συμβουλές που μπορείτε να ακολουθήσετε.
- Δώστε προσοχή στη σύνδεση σώματος και νου. Η απόδοση των εργαζομένων επηρεάζεται από πολλούς παράγοντες πολύ έξω από το γραφείο σας. Υπενθυμίστε στους υπαλλήλους σας ότι είναι σημαντικό να φροντίζουν τον εαυτό τους τρέφοντας το σώμα και τρέφοντας το μυαλό. Αυτό ξεκινά με έναν τρόπο ζωής χωρίς άγχος, ο οποίος διατηρείται μέσω κατάλληλης διατροφής και άσκησης και ενισχύεται από έναν χώρο εργασίας χωρίς ένταση. Υπενθυμίστε τους να ξεκινούν τη μέρα τους με ένα καλό πρωινό, γιατί το να έρθουν στο γραφείο πεινασμένοι μπορεί να οδηγήσει σε κούραση και ευερεθιστότητα, με αποτέλεσμα να είναι λιγότερο παραγωγικοί. Επιτρέψτε στους εργαζόμενους να κάνουν διαλείμματα όταν χρειάζεται. Το να έχεις ένα υπεύθυνο διάλειμμα δεν μειώνει την αφοσίωσή σου στη δουλειά. Στην πραγματικότητα, μπορεί ακόμη και να βοηθήσει τους ανθρώπους να αποδώσουν καλύτερα. Μια γρήγορη βόλτα γύρω από το τετράγωνο, ένα φλιτζάνι φρεσκοκομμένο καφέ ή τσάι, ένα γρήγορο διάλειμμα διαλογισμού στο σαλόνι των εργαζομένων – αυτά είναι μερικά μόνο πράγματα που μπορούν να συμβάλουν σε ένα ουσιαστικό γρήγορο διάλειμμα, επιτρέποντας στους ανθρώπους να επιστρέψουν στα θρανία τους με πιο φρέσκο μυαλό.
- Η σημασία της λίστας εργασιών. Οι περισσότερες ρυθμίσεις εργασίας μετρούν την απόδοση των εργαζομένων μέσω της ολοκλήρωσης των εργασιών. Αλλά καταφέρνουν αυτά που έχουν σημασία; Αφήστε τους υπαλλήλους σας να δημιουργήσουν λίστα εργασιών σε εβδομαδιαία βάση με βάση τις προτεραιότητες και τους στόχους του γραφείου. Ζητήστε τους να κατηγοριοποιήσουν τις εργασίες τους στις ακόλουθες κατηγορίες:
- αυτά που πρέπει να γίνουν άμεσα?
- αυτά που μπορούν να γίνουν τις επόμενες μέρες? και
- αυτά που μπορούν να ωθήσουν περαιτέρω αργότερα.
- Αφαιρέστε τους περισπασμούς. Οι περισσότεροι υπάλληλοι μπαίνουν συνεχώς στον πειρασμό να αλλάζουν τα γραφεία τους σε μια προσπάθεια να το κάνουν πιο οικείο και προσωπικό. Εικόνες οικογένειας, φίλων και κατοικίδιων ζώων ή στοίβες βιβλίων και περιοδικών καταλαμβάνουν χώρο στην επιφάνεια εργασίας κάποιου. Αντί να τους ζητήσετε να τα πετάξουν όλα, μπορείτε να παρέχετε χώρους για αυτά. Μπορείτε να παρέχετε ράφι για βιβλία, περιοδικά ή αναφορές ή χώρο στον τοίχο για να κρεμάσετε τις φωτογραφίες τους. Το ίδιο ισχύει και για επιτραπέζιους ή φορητούς υπολογιστές που εκδίδονται από γραφείο. Η αμείωτη πρόσβαση στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης (αν δεν είναι μέρος της εργασίας) και η εγκατάσταση διαφόρων εφαρμογών μπορεί να ακαταστήσει τον εικονικό χώρο εργασίας κάποιου και μπορεί τελικά να επιβραδύνει τη μηχανή του. Εγκαταστήστε αποτελεσματικό λογισμικό για τη διαχείριση της πρόσβασης των εργαζομένων κατά τις ώρες γραφείου. Αυτό μειώνει επίσης τον χρόνο που αφιερώνετε παρακολουθώντας τι κάνουν στο διαδίκτυο.
- Παρέχετε εργαλεία για την καλύτερη οργάνωση της εργασίας. Βοηθήστε τους υπαλλήλους σας να γίνουν πιο οργανωμένοι παρέχοντάς τους χρήσιμα εργαλεία. Κάντε την τεχνολογία να λειτουργήσει για αυτούς. Οι εκτυπωτές, τα φωτοαντιγραφικά μηχανήματα, οι μηχανές φαξ πρέπει να είναι προσβάσιμα για να εξαλείφεται η ανάγκη να περπατήσετε στο άλλο δωμάτιο. Χρησιμοποιήστε χρήσιμο λογισμικό προγραμματισμού που βοηθά τους υπαλλήλους να σχεδιάζουν και να διασταυρώνουν τις εργασίες πιο αποτελεσματικά. Ένα καλό λογισμικό προγραμματισμού είναι απαραίτητο για εταιρείες οποιουδήποτε μεγέθους όπου πρέπει να ολοκληρωθούν διάφορες εργασίες ή ενέργειες και όπου η ενέργεια ή η αδράνεια κάποιου μπορεί είτε να σημάνει την επιτυχία είτε την αποτυχία ενός άλλου. Το καλό λογισμικό προγραμματισμού εργαζομένων μπορεί επίσης να βοηθήσει στον προγραμματισμό πελατών και στην παρακολούθηση της παρουσίας, των πόρων, του εξοπλισμού και της χρήσης των εγκαταστάσεων.
Η λίστα μπορεί να βοηθήσει στην κατανόηση των επικαλυπτόμενων ανησυχιών, ειδικά σε ένα περιβάλλον πολλαπλών εργασιών. Καθώς αναθεωρούν τη λίστα τους εβδομαδιαία, δεν θα πρέπει να φοβούνται να αναδιατάξουν τη λίστα υποχρεώσεών τους ως απάντηση στις πραγματικές απαιτήσεις και προκλήσεις. Μέσω αυτού, δεν χρειάζεται να ανησυχούν συνεχώς αν κάνουν αυτά που έχουν σημασία. Ομοίως, δεν χρειάζεται να ξοδεύουν πολύ χρόνο για να καταλάβουν τι θα ακολουθήσει.
Συνδυάζοντας αυτές τις τέσσερις προτάσεις, μπορείτε να βοηθήσετε τους υπαλλήλους σας να γίνουν πιο παραγωγικοί και να συνεισφέρουν συγκεκριμένα στην επιχείρηση. Ένας πολύ καλός τρόπος για να ξεκινήσετε είναι παρέχοντάς τους εργαλεία που μπορούν να χρησιμοποιήσουν στο γραφείο. Υπάρχουν πολλά εξαιρετικά εργαλεία που μπορείτε να βρείτε στο διαδίκτυο, όπως το Schedule it, μια λύση λογισμικού προγραμματισμού για επιτραπέζιους υπολογιστές και cloud. Δείτε πώς μπορεί να σας βοηθήσει να προωθήσετε την παραγωγικότητα των εργαζομένων σήμερα.
